Host - gastvrouw - telefonie
Algemeen
| Carriere lijn: | Expertise kennis levels |
|---|
Werkprocessen
Klantontvangst proces
Activiteiten
- Geef bezoekers koffie of thee.
- Ontvang als eerste aanspreekpunt bezoekers en meld het bezoek bij de betreffende personen.
- Ontvang bezoekers en gasten van medewerkers en vennoten.
- Ontvang en ondersteun als gastvrouw gasten bij vergaderingen en ontvangsten.
- Zorgt voor koffie en thee etc tijdens vergaderingen en besprekingen.
Receptiepostmailtelefoon proces
Activiteiten
- Aannemen en selecteren van telefoongesprekken t.b.v. anderen.
- Aannemen van inkomende telefoongesprekken en zorgen voor de juiste doorverbinding, e.e.a. Volgens geldende gebruiken (2 vreemde talen).
- Afhandelen van telefoon-, fax- en emailcontacten.
- Attent zijn op belangrijke informatie.
- Behandelen van post en zelf afhandelen van routine- kwesties.
- Beoordelen van aard, verzoek en doel van de aanvragen en beslissen over doorverbinden, verwijzen naar andere functionarissen of zelf afhandelen van bepaalde kwesties.
- Bewaken dat post wordt afgehandeld.
- Ontvangen en te woord staan van bezoekers en hen in contact brengen met de gewenste bedrijfsfunctionarissen
- Opzoeken van functionarissen.
- Registreren van gesprekken, noteren van boodschappen.
- Selecteren en prioriteren van stukken, verzorgen van aanvullende informatie en voorleggen ter afhandeling.
- Tot stand brengen van lokale, interlokale en inter-nationale verbindingen, m.b.v. telefooncentrale en apparatuur.
- Uitvoeren van bijkomende werkzaamheden zoals typen van brieven, mededelingen, rapporten e.d., conform ontvangen concepten en het voor verzending gereedmaken van de uitgaande post
- Vastleggen van veelgevraagde telefoonnummers en adressen.
- Verzenden/distribueren van fax- en emailberichten volgens ontvangen concepten.
Ontvangen van mensen, beoordelen, vaststellen en doorzetten van alle berichten en zaken die binnenkomen en uitgaan via de mail, telefoon of de post.
Management support proces
Activiteiten
- Beheren van archieven, dossiers e.d., w.o. vertrouwelijke informatie.
- Beoordelen van stukken t.a.v. aard, belang en prioriteit van afhandeling.
- Bereid vergaderingen voor.
- Bespreken van agendapunten met de voorzitter en vaststellen van de agenda, zorgen voor tijdige distributie van agenda en bijbehorende stukken.
- Bevorderen van het nakomen van gemaakte afspraken.
- Kopieer, distribueer en archiveer correspondentie, verslagen en andere stukken.
- Notuleert vergaderingen en werkt deze uit.
- Notuleren van de vergaderingen; tijdig uitwerken en zorgen voor distributie van het verslag.
- Ondersteun de directie en management met administratieve werkzaamheden.
- Regelen van de toegang tot directeur, inschatten van gevoeligheid, prioriteit en op basis hiervan afschermen van c.q. toegang verlenen.
- Signaleren van bijzonderheden m.b.t. In- en externe ontwikkelingen.
- Typ notities, brieven, verslagen, verklaringen en rapporten aan de hand van concepten.
- Vervullen van vraagbaakfunctie en fungeren als 1e aanspreekpunt voor interne medewerkers en derden, verstrekken van informatie (soms vertrouwelijk van karakter).
- Verzamelen, opvragen, controleren en bewerken van diverse gegevens.
- Verzorgen van communicatie en correspondentie (w.o. van vertrouwelijk karakter).
- Voorbereiden en uitwerken BoD- en RvC-vergaderingen.
- Zorg voor een tijdige verspreiding van notulen en bijbehorende stukken.
- Zorg voor een tijdige verspreiding van vergaderstukken.
Administratief, juridisch en communicatief ondersteunen, uitwerken van documenten, plannen en regelen van afspraken helpen in voorbereiding van de werkzaamheden van directie en management.
Cirqon Worklife proces
Activiteiten
- Ga in gesprek en organiseer je welbevinden, gezondheid, presteren, leren en ontwikkelen.
- Maak de WorkLife scans en breng je talent en drijfveren in kaart.
- Maak een actie plan voor je persoonlijke ontwikkeling.
- Match je talent profiel op de beschikbare rollen nu en in de toekomst.
- Typeer je ervarings nivo c.q. competentie level op basis van je werkervaring, kennis en kunde.
- Verrijk je skill wallet met kennis en vaardigheden vanuit de beschikbare rol functie profielen.
- Vul je persoonlijke profiel c.q. account aan met een foto en eventueel een beschrijving.
Waarborgen van het kunnen presteren, het duurzaam inzetbaar zijn en het welzijn en werkplezier door persoonlijke ontwikkeling, maar ook het bewaken van de gezondheid en het bijdragen aan een gezonde werkomgeving.
Ervaring
Doelen
Gedrag
Vriendelijk
Belangstellend
Toegankelijk
Ge?nformeerd
Loyaal
Helpend
Plichtsgetrouw
Detailgericht
Overzicht
Plannend
Organiserend